Betriebsprüfung – auch das noch! Als ob der Praxisalltag nicht schon herausfordernd genug wäre... Wie man sich auf eine solche Situation einstellt und warum Praxisinhaber gelassen bleiben können, erläutert Dr. Dr. Thomas Ruppel, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Medizinrecht:
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt handelt es sich um eine standardmäßige Kontrolle der Geschäftsbücher und steuerlichen Unterlagen durch das Finanzamt. Das Ziel besteht darin, die Richtigkeit der Steuerangaben zu überprüfen. Besonders häufig erfolgt eine solche Prüfung, wenn der erzielte Gewinn ungewöhnlich erscheint – beispielsweise, wenn das Jahresergebnis deutlich von den Gewinnen vergleichbarer Praxen oder von den eigenen Vorjahreswerten abweicht.
Für viele Praxisinhaber wirkt eine solche Überprüfung zunächst einschüchternd. Mit guter Vorbereitung und Kenntnis der eigenen Rechte und Pflichten lässt sich die Situation jedoch souverän bewältigen.
Vorbereitung auf die Betriebsprüfung
Eine sorgfältige Buchführung ist das A und O für einen problemlosen Ablauf der Betriebsprüfung. Praxisinhaber sollten darauf achten, dass sämtliche wichtigen Dokumente wie Belege, Kontoauszüge und Verträge ordentlich sortiert und vollständig bereitliegen. Zudem empfiehlt es sich, diese Unterlagen vorab zu überprüfen, um etwaige Fehler noch rechtzeitig korrigieren zu können.
Auch das Team kann auf die Prüfung vorbereitet werden, indem klargestellt wird, dass nur eine bestimmte Person – am besten der Praxisinhaber oder Praxismanager – mit dem Prüfer kommuniziert. Sollte der Praxisinhaber befürchten, einer Steuerstraftat bezichtigt zu werden, ist es ratsam, unverzüglich fachkundigen Rat einzuholen, um zu klären, ob eine Selbstanzeige sinnvoll ist oder andere Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Übrigens: Strafbefreiende Selbstanzeigen gibt es tatsächlich nur im Steuerrecht – in allen anderen Rechtsgebieten, etwa bei Falschabrechnungen, Behandlungsfehlern usw. helfen Selbstanzeigen nicht weiter.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
In der Regel wird eine Betriebsprüfung etwa zwei Wochen vor dem eigentlichen Termin angekündigt. Anschließend prüfen Finanzbeamte die zur Verfügung gestellten Unterlagen und verschafft sich einen Eindruck von den Praxisräumen. Der Prüfer stellt dabei Rückfragen, die meist unmittelbar geklärt werden können. Mitunter findet die Prüfung auch beim Steuerberater statt – was praktisch ist, da viele Unterlagen ohnehin dort lagern. Aus diesem Grund ist es wichtig, die für die Buchhaltung relevanten Dokumente stets ordentlich und vollständig zu führen, auch im Alltag.
Richtiges Verhalten während der Betriebsprüfung
Da man eine Betriebsprüfung nicht abwenden kann, ist es ratsam, kooperativ aufzutreten. Der Praxisinhaber sollte eine Ansprechperson benennen, die dem Prüfer für eventuelle Fragen zur Verfügung steht und darauf achtet, dass alle geforderten Informationen bereitgestellt werden. Diese Person sollte über umfassende Kenntnisse der Praxis verfügen; oft übernimmt der Inhaber diese Rolle selbst. Das übrige Personal sollte keine Gespräche mit dem Prüfer führen, um unbedachte Äußerungen zu vermeiden. Auch auf Smalltalk mit dem Prüfer sollte verzichtet werden. Die Bereitschaft zur Zusammenarbeit hat aber klare Grenzen: Bei gemischt genutzten Gebäuden muss der Arzt zum Beispiel den Zugang zu privaten Räumen nicht gewähren. Zudem gilt die ärztliche Schweigepflicht – Patientendokumente dürfen für den Prüfer nicht einsehbar sein.
Typische Schwerpunkte bei Prüfungen in Arztpraxen
Bei Betriebsprüfungen in Arztpraxen liegt der Fokus häufig auf den Betriebsausgaben, vor allem bei solchen, die auch für private Zwecke des Praxisinhabers genutzt werden könnten. Besonders kritisch sind privat verwendete, aber als Betriebsausgaben deklarierte Gegenstände wie teure Sofas, privat genutzte Laptops (mitunter sogar mit einem anderen Betriebssystem als in der Praxis), Fotoausstattungen, Mobiltelefone und Ähnliches. Selbst wenn solche Gegenstände zur Prüfung extra in die Praxis gebracht werden erscheint die betriebliche Nutzung, insbesondere von Datenträgern, meist wenig glaubwürdig.
Nach Abschluss der Betriebsprüfung
Nachdem die Prüfung beendet ist, fasst das Finanzamt die Ergebnisse zusammen und setzt gegebenenfalls Steuernachzahlungen fest. Sollte man mit dem Ergebnis nicht einverstanden sein, besteht das Recht, Einspruch einzulegen und gegebenenfalls weitere rechtliche Schritte zu prüfen.
Fazit zu Betriebsprüfungen in der Arztpraxis
Betriebsprüfungen gehören zum Alltag einer Arztpraxis und sollten nicht als Bedrohung wahrgenommen werden. Mit sorgfältiger Vorbereitung und gewissenhafter Arbeitsweise lassen sich diese Prüfungen ohne größere Probleme bestehen.
\\\ Verfasser: Dr. Dr. Thomas Ruppel, Rechtsanwaltsgesellschaft Dr. Ruppel mbH (Lübeck) für AÄA. Dr. Dr. Thomas Ruppel und sein Team beraten Ärztinnen und Ärzte in allen Rechtsfragen rund um die Praxis: www.gesundheitsrecht.de
